Ansvarsfulla affärsmetoder och Speak Up

I enlighet med ISS värderingar och uppförandekod är ISS affärsintegritet inte förhandlingsbar. ISS har förbundit sig att bedriva verksamheten i enlighet med lagen och höga etiska standarder.

ISS har antagit en Speak Up-policy och ett rapporteringssystem som gör det möjligt för anställda, affärspartners och andra intressenter att rapportera missförhållanden på ett säkert och konfidentiellt sätt.

Om du är anställd, kund, affärspartner eller annan intressent och tror att överträdelser mot ISS uppförandekod, våra policyer eller tillämpliga lagar och förordningar har inträffat uppmuntrar vi dig att berätta och rapportera detta. Genom att rapportera agerar du enligt vår uppförandekod och våra värderingar samt bidrar till att skydda vår verksamhet och vårt rykte.

Det finns flera sätt att rapportera missförhållanden. Beroende på ärendets natur och allvarlighetsgrad kan du ta upp frågan först och främst med din arbetsledare eller chef, den lokala chefen för People & Culture-avdelningen, det lokala juridiska ombudet eller din lokala CFO (finansdirektör).

Om du vill rapportera ett problem inom ramarna för Speak Up-policyn kan du göra det Speak Up-systemet. All kommunikation kommer att ske anonymt och konfidentiellt, såvida du inte godkänner om något annat. För att underlätta utredningen rekommenderar vi att du identifierar dig och förklarar ditt ärende i detalj.

Frågor som rör dina anställningsvillkor eller lokala arbetsplatsfrågor, så som konflikter med kollegor och chefer, disciplinära åtgärder samt frågor kring korrekt utbetalning av löner och förmåner i rätt tid omfattas inte av Speak Up-policyn. Detta ska vanligtvis rapporteras till din lokala chef eller den lokala chefen för People & Culture, och hanteras lokalt.

Om du inte känner dig bekväm med att ta upp ditt problem inom de lokala rapporteringsvägarna eller om ärendet inte blir löst på ett tillfredsställande sätt kan du använda Speak Up-systemet för att rapportera ditt problem.

Utredningsprocess
Din anmälan via vårt onlinebaserade eller bemannade Speak Up-hotlinesystem kommer att granskas av en extern advokatbyrå för att skydda processen från intressekonflikter, innan rapporten skickas vidare till chefen för koncernens internrevision eller eskaleras till lämpligt avdelning inom ISS. 

Chefen för koncernens internrevision ska (i) registrera och bekräfta alla anmälningar inom 7 dagar, (ii) bedöma allvarlighetsgraden och trovärdigheten i anmälan och (iii) gå vidare på lämpligt vis för att fastställa lämplig åtgärd. Vissa anmälningar kan hanteras utan utredning. 

Chefen för koncernens internrevision kan konsultera ISS Business Integrity Committee eller ISS Audit & Risk Committee och eventuella ledande befattningshavare angående din anmälan. Chefen för koncernens internrevision kan också anlita externa revisorer, utredare och/eller juridiska rådgivare för att bistå i utredningen och analysen av resultaten.

Lämpliga korrigerande åtgärder kommer att vidtas om en utredning visar på överträdelser av ISS-policyer och/eller lagar och förordningar. Om det är lagligt möjligt och beroende på omständigheterna kommer ISS att informera dig om de åtgärder som planeras eller vidtas som uppföljning av anmälan, samt skälen till uppföljningen.

Skydd – inga repressalier mot den som rapporterar
Om du rapporterar ett problem till ISS i god tro kommer vi att säkerställa att det inte förekommer någon diskriminering eller några repressalier mot dig som ett resultat av en Speak Up-anmälan.

Om nationella lagar är tillämpliga och relevanta och ger bättre skydd för dig som ett resultat av Speak Up-anmälan och utredningen, kommer dessa att komplettera eller åsidosätta denna policy. 

Repressalier avser alla direkta eller indirekta handlingar eller försummelser som orsakar eller kan orsaka omotiverad skada för personen som anmäler. Om du anser att du har utsatts för repressalier för att du anmält eller deltagit i en utredning ska du omedelbart rapportera dessa upplevda repressalier till chefen för koncernens internrevision (se kontaktuppgifter nedan) eller genom att använda Speak Up-systemet. Alla sådana anmälningar kommer att utredas konfidentiellt.

Alternativa rapporteringsmöjligheter: rapportering till myndigheter
Om du bor i EU kan du – istället för att rapportera till ISS – rapportera ett problem till den lokala externa rapporteringskanalen tillgänglig i ditt land. Den externa rapporteringskanalen hanteras av en lokal myndighet i ditt land och möjliggör rapportering som påminner om den som sker internt till ISS. 

Information om vilken myndighet som hanterar den externa rapporteringskanalen finns på ditt lands sida för ansvarsfull affärspraxis och Speak Up. 

Du rekommenderas att i första hand rapportera problem till ISS.

Personuppgifter
Insamling, behandling och eventuellt tillgängliggörande av personuppgifter som skickas in via Speak Up-systemet kommer att ske i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar, inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning och den danska dataskyddslagen.